یک شبانه‌روز برای شما، مانند همه افراد دیگر، فقط 24 ساعت است. بااین‌حال، به نظر می‌رسد که برخی از افراد می‌توانند در این بازه زمانی کارهای بیشتری نسبت به دیگران انجام دهند. راز آن‌ها؟ مدیریت زمان؛ نحوه برنامه‌ریزی، اولویت‌بندی و روش انجام کارها. شما نمی‌توانید زمان بیشتری ایجاد کنید، اما مدیریت عاقلانه آن شما را شادتر، سالم‌تر و بازده‌تر می‌کند.

مدیریت زمان تا حد زیادی به شرایط منحصر‌به‌فرد و ویژگی‌های شخصیتی شما بستگی دارد، اما رعایت چند نکته کلی می‌تواند به شما کمک کند تا زندگی و حرفه خود را بهتر سازمان‌دهی کرده و به‌طور قابل‌ توجهی توانایی‌های مدیریت زمان خود را بهبود بخشید؛ صرف‌نظر از ماهیت کاری که می‌خواهید انجام دهید.

1. تصویر بزرگ را ببینید

این ضرب‌المثل قدیمی را شنیده‌اید؟ "آن‌ها نمی‌توانستند در جنگل درختان را ببینند؟". وقتی بی‌نظم باشید و غرق در جزئیات، تقریباً غیرممکن است که مولد و مؤثر باشید. آنچه شما نیاز دارید، داشتن یک نمای کلی از برنامه و حجم کاری شما است. دقیقاً باید مانند یک عقاب از بالا نگاه کنید و تصویر بزرگی از تمام موارد مربوط به برنامه و اهداف کاری و شخصی خود داشته باشید. تنها با داشتن یک تصویر بزرگ و باز از برنامه و حجم کار خود می‌توانید به‌طور مؤثری به نکات ریز هم بپردازید.

با استفاده از صفحه‌ی یادداشت آنلاین و اتصال آن به تقویم گوگل، حجم کاری خود را بهتر مفهوم‌سازی کرده و آن را به بخش‌های قابل مدیریت تقسیم کنید. این کار برنامه و یادداشت‌های شما را در کنار هم قرار داده و با پیوند یادداشت‌ها به رویدادهای مختلف، سازمان‌دهی را آسان‌تر می‌کند.

2. اولویت‌ها را زودتر شناسایی کنید

تعیین اولویت‌ها روشی هوشمندانه برای تضمین تجربه یک روز پربار است. شما باید بدانید که ابتدا باید با از چه کاری شروع کنید و چرا. همچنین بایستی درک کلی از زمان اجرای یک کار را داشته باشید. یک ارزیابی واقع‌بینانه از آنچه باید انجام شود و زمان اجرای آن قبل از شروع روز شما می‌تواند در انسجام بهتر برنامه‌هایتان مفید واقع شود.

 

بیشتر بخوانید:  4 روش برای اینکه انرژیتان را تاثیرگذارتر مدیریت کنید

 

به‌طور دقیق‌تر، شما بایستی اهداف زیر را دنبال کنید:

همه کارهای خود را در یک لیست ادغام کرده و آن‌ها را بر اساس ماه، هفته یا روز تقسیم کنید.

کارهای مهم یا فوری را از کارهایی که اولویت کمتری دارند جدا کنید.

آن‌ها را در برنامه روزانه خود قرار دهید، ابتدا به مهم‌ترین کارها پرداخته و کارهایی با اهمیت کمتر را بعداً انجام دهید.

استفاده از گزینه کار و یا وظایف در یک ابزار یادداشت اینترنتی به شما کمک می‌کند تا با سازمان‌دهی و ارائه تکالیف، در مسیر درستی از اجرای برنامه‌های خود قرار داشته و بتوانید میزان موفقیت خود در اجرای برنامه‌های خود را بررسی کنید. جزئیات را در هر یک از کارهای خود ثبت کنید: پروژه، تاریخ اجرا، تعهد زمانی و جزئیات دیگر. در صورت نیاز می‌توانید کارهای خود را تنظیم، اولویت‌بندی و برنامه‌ای را ایجاد کنید که تمام اهداف  شما را برآورده کند.

3. اطلاعات را متمرکز کنید

دسترسی، کلیدی برای مدیریت مؤثر زمان است. زمانی که صرف یافتن اطلاعات می‌شود، درواقع  زمان تلف‌ شده است. با ادغام تمام یادداشت‌ها، کارها و برنامه‌های خود در یک مکان، زندگی خود را کمی آسان‌تر کنید. می‌توانید کمی به عقب برگشته و با یک دید وسیع و واضح، تصویر منسجم و شمای کلی مناسبی از موقعیت خود پیدا کنید تا بتوانید کارها را بهتر اولویت‌بندی نموده و زمان ارزشمند خود را برای پیداکردن اطلاعات موردنیاز خود از دست ندهید.

هرچه دسترسی به اطلاعات موردنیاز شما آسان‌تر باشد، می‌توانید با سهولت بیشتری عمل کنید. اگر دائماً مجبور باشید بین برنامه‌ها رفت‌وآمد کنید تا داده‌های موردنظرتان را پیدا کنید، این موضوع به‌شدت بر قابلیت‌های مدیریت زمان شما تأثیر گذاشته و باعث ناامیدی شدید شما خواهد شد.

در یک فضای برنامه‌ریزی آنلاین، یادداشت‌ها و فعالیت‌ها می‌توانند به اطلاعات موردنیاز برای تکمیل آن‌ها متصل شوند.

به‌این‌ترتیب، هیچ‌چیز در این جابجایی گم نمی‌شود. سعی کنید گزینه‌های یادداشت، فعالیت‌ها و تقویم را باهم ترکیب کنید تا بتوانید به موارد زیر دست یابید:

برای رویدادها سریعاً یادداشت ایجاد کرده و بعداً به‌طور مستقیم از ویجت تقویم در صفحه اصلی، به‌سرعت به آن دسترسی پیدا کنید.

برای جلسات به‌راحتی، زودتر یا در زمان مقرر آماده شوید. یک یادداشت ساختاریافته را تنها با یک کلیک تنظیم کنید. با درج جزئیات رویداد و گزینه‌هایی اقدام و یادداشت‌ها آن را کامل کنید.

جزئیات رویداد را جستجو کنید؛ جزئیاتی مانند تاریخ، مکان، و شرکت‌کنندگان - بنابراین دسترسی به اطلاعات موردنیازتان آسان‌تر از همیشه است.

4. ضرب‌الاجل تعیین کنید و به آن‌ پایبند باشید

مهم‌ترین جزئیات برای انجام هر کاری، مهلت  اجرای آن است  و فرقی نمی‌کند که این مهلت زمان از جانب خود شما تعیین شده باشد و یا فرد دیگری. ضرب‌الاجل‌ها یک جدول زمانی مشخص و ایده‌ای از زمان لازم برای اختصاص‌دادن به هر کار را ارائه می‌کنند.

به‌منظور نظم‌دهی بهتر به کارهای روزانه، بسیاری از مردم سعی می‌کنند این کار را  با تهیه یک چک‌لیست و حذف هر آیتم پس از اتمام آن انجام دهند. متأسفانه، این رویکرد برای مدیریت کارآمد زمان مناسب نیست و درواقع می‌تواند نتیجه معکوس داشته باشد. فهرست‌های ساده زمان موردنیاز برای هر کار را محاسبه نکرده و به‌ندرت اولویت‌بندی می‌شوند. به‌جای تمرکز بر فهرست‌ فعالیت‌ها، وظایف خود را بر اساس ضرب‌الاجل‌ها مرتب کنید. با‌این‌حال، به یاد داشته باشید که برای پروژه‌های وقت‌گیر بیشتر زمان صرف کنید.

برای مدیریت بهتر فعالیت‌های خود، این چهار قانون را دنبال کنید:

فوری انجامش بدهید

 وقتی تمام وقت دنیا را برای تکمیل یک کار در اختیار شما قرار دهند، به تعویق انداختن آن کار برای شما آسان‌تر است. بدون احساس فوریت، تمرکز و انجام کارهایی که خیلی ربطی به فعالیت اصلی شما ندارند، وسوسه‌انگیز است. یک ضرب‌الاجل زودتر برای خود تعیین کنید تا در مسیر درست و باانگیزه بمانید.

آن را سازگار کنید

 روشی که زمان خود را مدیریت می‌کنید مخصوص خود شما بوده و فعالیت‌های زندگی شما  هم با ریتم‌های مخصوص خودشان مطابقت دارند. برنامه خود را طوری تنظیم کنید که آن فعالیت‌ها را با توجه به الگوی مناسب آن انجام دهید، نه اینکه اصرار داشته باشید که آن را در قالب یک برنامه ازقبل زمان‌بندی‌شده انجام دهید.

آن را قابل‌اجرا کنید

فقط به کارهایی که باید انجام دهید توجه نکنید. تصور کنید که چگونه این کار را انجام داده و به چه چیزی برای انجام آن  نیاز دارید. بعداز این شما آماده  انجام  فعالیت خود هستید.

معنی‌دارش کنید

مهلت نهایی اجرای کار مهم است، و شما باید هم در قبال خود و هم به تیم کاری‌تان پاسخگو باشید.

از یک ابزار اینترنتی برای تعیین ضرب‌الاجل (و رعایت آن‌ها) استفاده کنید و با کنار هم قراردادن فعالیت‌ها و یادداشت‌های خود از همه آن‌ها مراقبت کنید.

5. وقفه‌های هوشمندانه‌تری داشته باشید

ترس از دست‌دادن و یا کاهش بهره‌وری اغلب افراد را از گرفتن وقفه و استراحت لازم بازمی‌دارد. بااین‌حال، استراحت نه‌تنها برای سلامت شما لازم است، بلکه برای داشتن یک روز کاری پربار ضروری است. وقفه‌ها و زمان استراحت زمانی مفید واقع می‌شوند که پارامترهای زیر را برآورده کنند:

در زمان وقفه، باید بر روی یک فعالیت کاملاً متفاوت از فعالیتی روی آن کار می‌کردید، تمرکز کنید.

وقفه بایستی شما را در یک چارچوب ذهنی مرتبط با کار نگه دارد و به شما این امکان را بدهد که به‌سرعت به کار خود بازگردید.

هر استراحتی مفید است، مشروط بر اینکه در زمانی که واقعاً به آن نیاز دارید انجام شود.

فواید سلامتی استراحت‌های برنامه‌ریزی‌شده بعداز هر 45 تا 90 دقیقه کارکردن ثابت شده است. این سبک از وقفه برای استراحت حین انجام کار، با کاهش استرس  به شما این امکان را می‌دهد که پس از پایان وقفه، روی کار خود تمرکز بهتری داشته باشید.

سعی کنید از اعلان‌ها در فهرست کارهای خود برای خودکارکردن برنامه استراحت خود استفاده کنید. سپس، هنگامی‌که رسیدن زمان وقفه، به خودتان اجازه استراحت بدهید. این اتلاف وقت نیست و در کل بهره‌وری بیشتری بعداز انجام استراحت خواهید داشت.

زمان برای انسجام

روال‌های کاری ناشی از بیماری همه‌گیر کرونا، مانند ترتیبات کاری از راه دور و ترکیبی، در نحوه مدیریت زمان افراد تغییرات زیادی ایجاد کرده است.  ناتوانی در برقراری تعادل سالم میان کار و زندگی فاجعه است. مشکلات در یک زمینه، می‌تواند به‌سرعت به حوزه دیگر نفوذ کرده و منجر به تعویق، ناتوانی در دستیابی به اهداف و حتی فرسودگی شغلی شود.

این یک مبارزه جهانی است: شما سعی می‌کنید در محل کار و خانه سازنده باشید، اما خواسته‌ها، ضرب‌الاجل‌ها و حواس‌پرتی‌ها بی‌پایان به نظر می‌رسند. شما باید کارهای بیشتری را در زمان کمتری انجام دهید و همچنان بازدهی بیشتری داشته باشید، اما چگونه؟

با تغییر پی‌درپی اولویت‌ها، انحراف از مسیر درست دور از تصور نیست، اما با یک ابزار اینترنتی برنامه‌ریزی، می‌توانید زمان خود را بهتر مدیریت کرده و با برنامه‌ریزی قبلی، در مسیر مناسبی برای انجام وظایف خود قرار گرفته و بهره‌وری بیشتری داشته باشید.

مدیریت زمان یعنی بهترین استفاده ممکن از زمان و انجام کار درست در زمان مناسب آن. مدیریت هوشمند زمان به شما این امکان را می‌دهد که بهره‌وری بیشتری داشته باشید و در زمینه‌های مختلف زندگی خود پیشرفت کنید. درعین‌حال، با مدیریت بهتر زمان می‌توان سطح استرس و مصرف انرژی خود را کنترل نمود. درک ارزش زمان به این معنی است که به‌ندرت بار زیادی را تحمل کرده و بتوان از تک‌تک لحظات کاری یا زندگی خود نهایت لذت را برد.

 

---

بهترین و نزدیکترین مرکز مشاوره  در تهران را در بیزاَپ جستوجو کنید!